רישום ושיבוץ לגני הילדים וכיתות א'

שירות טכנולוגי חדש לתושב והרחבת שעות פעילות המוקד הטלפוני

שעות הפעילות ומענה בתקופת הרישום לגני הילדים הורחבו ויפעלו בין השעות 8:00 - 18:00 בימים א'-ה' * בנוסף, לראשונה הוכנסה טכנולוגיה לזימון תורים טלפוני המאפשרת לתאם תור לרישום * מדובר בהמשך שיפור וייעול עבודת העירייה בנגישות ובשירות לתושב לאחר שבשנה שעברה הוטמעה מערכת מתקדמת לניהול תורים המסייעת בקבלת קהל במנהל החינוך

תקופת ההרשמה לגני הילדים מביאה עמה שאלות רבות מצד הורים המבקשים לקבל מענה בתהליך ההרשמה. בעיר גדולה כמו ראשון לציון שבה לומדים כעשרת אלפים ילדי גנים וילדים שעולים לכיתה א', נוצר מדי שנה עומס על מוקדי השירות ומינהל החינוך. לאחר שהוכנסה מערכת חדשה לניהול תורים בקבלת קהל, עתה הוחלט גם להרחיב את שעות המענה והפעילות במוקדים הטלפונים. מעתה שעות הפעילות והמענה במוקד יהיו מהשעה 8:00  ועד 18:00 בימים א' עד ה'. בנוסף, לראשונה הוכנסה טכנולוגיה לזימון תורים טלפוני המאפשרת לתאם תור לרישום.

נציין כי הרישום, שהחל השבוע ויסתיים ב-17 לפברואר 2017,  מתבצע ברובו באמצעות האינטרנט, אבל כל ההורים שאינם מבצעים הליך רישום רגיל, מגיעים לקומה הראשונה בבניין העירייה ונעזרים בכעשר עמדות המאוישות על-ידי רכזות רישום שעברו הכשרה מתאימה, ומעניקות מענה לשאלות ולבקשות ההורים.

מערכת ניהול התורים שהותקנה בשנה שעברה במנהל החינוך מהווה נדבך חשוב ביישום תפיסת השירות העירונית. המערכת מאפשרת לנהל את התור, לקבל מידע כמותי על מקבלי השירותים ולבחון את תהליכי העבודה בהתאם לדוחות שיופקו. הבקרה היום יומית אחר זמני ההמתנה והטיפול תאפשר שיפור מתמיד בפרמטרים חשובים אלה.

חברת המועצה, לימור גור, אשר מקדמת את התהליך יחד עם ראש העירייה, מציינת: "העירייה מובילה תהליך שנועד להקל על ההורים בתקופת ההרשמה ובכלל, הטמעת חשיבה שירותית ומערכת טכנולוגית מעניקה חווית שירות מיטבית לתושבים המקבלים שירות מאגף החינוך.

מנהלת השירות העירוני מיכל סייפר ישראלי:  "אנו פועלים כל העת לשפר את השירות לתושב. הטמעת המערכת החדשה במנהל החינוך התאפשרה הודות לעבודת צוות של מספר בעלי תפקידים בארגון, ותסייע להורים בקבלת שירות מקצועי ויעיל יותר."

מנהלת האגף לחינוך קדם יסודי, שולמית זכאי, מוסיפה: "צוות האגף לחינוך קדם יסודי שואף ופועל למתן שירות איכותי אמיתי בכל פנייה ושאלה. תודעת השירות עומדת תמיד במרכז עבורנו וההערכות שלנו  לימי הרישום נועדה להעניק להורים את מלוא הסיוע הנדרש."

אגב, קובץ שאלות ותשובות בנושא הרישום הוכן על ידי יחידת הרישום בעירייה וזמין עבורכם באתר האינטרנט העירוני ובפורטל החינוך.

מנהל התקשוב העירוני, איציק כרמלי: " התקשוב העירוני הוביל את הטמעתן ויישומן של המערכות המתקדמות והטכנולוגיות החדשות התומכות במענה הטלפוני ומאפשרות את ויסות העומסים בתקופה מאתגרת שכזו תוך מעקב ובקרה מתמדת ומשדרגות משמעותית את יעילות השירות הניתן לתושב. בין יכולות המערכות המתקדמות מתאפשר שירות callback במסגרתו כאשר נציג טלפוני מתפנה המערכת יוצרת שיחה חוזרת עם התושב וממזערת את המתנתו על הקו."

סרטון הדגמה לרישום לגנים וכיתות א'
שאלות ותשובות בנושא הרשמה  

צילום: עידן גרוס

 יניב אוחנה, סגן דוברת עיריית ראשון לציון

30 בינואר 2017